OA系統全解4：從文檔管理到知識管理

　　文檔管理是OA系統中的一個老牌功能，在20年前OA系統的鼻祖第一代Notes系統中，文檔管理就是一項主要功能。

　　20年后，文檔管理的應用和功能都有了長足的發展，更加全面、細致和智能。在華天動力等優秀的OA系統中，還體現了知識管理的應用思想。

　　但坦白的說，這種知識管理的應用只是知識管理體系中的一小部分，主要體現在對以文檔為載體的顯性知識的管理，實現各種知識文檔的集中保存、共享、檢索、更新。話又說回來，能把這一點做好的企業就已經很不錯、很不錯了。

　　在華天動力OA系統中，文檔管理是一個綜合性的模塊，它包括了知識管理、下載中心、電子期刊、規章制度、網絡硬盤、報表中心等幾項功能，它們的用法總體上比較相似，只是側重點不同，用戶可以靈活使用。

　　這些模塊中的文檔有兩種來源，一種是單獨上傳的各種文檔，包括電子文檔和掃描件，以及各種圖片或視頻等資料；另一種是將OA系統中的重要表單、通知、公告等信息直接轉存到這里，以方便日后使用。

　　關于安全性，優秀的OA系統都能夠對文檔的管理和使用權限進行了嚴格、細致的控制，比如在華天動力OA系統中，可以設置每個文件夾和文件的修改、刪除、更新、訪問、下載等權限，沒有權限的用戶是無法進行相關操作，或則訪問相關文檔的。另外，該系統還提供了日志查詢功能，可以每個文檔的訪問和修改記錄。

　　對于如何有效的利用文檔，華天動力OA系統從技術角度提供了支持。它允許用戶設置多種類型的細分目錄，讓相關人員可以快速找到有用的文檔。同時，還提供了全文檢索功能，不僅能夠通過文件的標題進行查詢，還可以直接搜索文檔的內容，按查詢關鍵字進行內容比對，找到需要的文檔。

　　另外，華天動力OA系統還提供了提醒功能，當文檔有新增或修改的時候，可以自動給相關人員發送消息提醒，以便及時了解。用戶可以將文檔管理的模塊放在OA系統的首頁，這樣使用各種文檔就非常方便了。

　　提到文檔管理，可能很多人會想到ISO中的文件管理標準體系。現在優秀OA系統中的文檔管理功能，也體現了ISO文件管理的標準體系。

　　比如對于企業多變的文檔信息，多人員操作同一文檔時，通常很難控制和管理修改記錄，修改過程中出問題很難查找。華天動力在OA系統中提供了版本控制的功能，能夠自動記錄所有文檔的修改時間、修改人以及各歷史版本信息，以方便后續的問題處理，為企業實現ISO文檔化提供了強有力的工具。

　　最后需要說明的是，無論是文檔管理，還是知識管理，在應用實踐中最大的障礙都不是缺乏有效的管理工具，而是缺乏有效管理制度，以及強有力的執行。OA系統中提供了簡潔實用的文檔管理工具，能否用好，關鍵還在于企業在制度以及執行方面的因素。

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